Web démo

Simplifiez-vous la numérisation des archives dans le cadre des projets PES V2

  • Numérisation par scanner pro kodak en lots

    Numérisation en lots

    Sur scanner professionnels Kodak A3/A4 recto/verso à chargeur

  • QR code

    Des fichiers PDF Optimisés

    Transformation PDF avec OCR de qualité et de très petite taille

  • Solution cloud

    Solution « Cloud 100% »

    Une lecture d’index parfaite sans apprentissage ni modèle

  • Génération automatique

    Séparation automatique

    Des documents passés au scanner par tampons Datamatrix

  • Archivage numérique

    Reconnaissance des index

    Moteur de lecture RAD-LAD avec contrôle et vidéocodage

  • Solution interconnectée

    Solution interconnectée

    Intégrez vos documents PDF et index XML dans votre SI métier

Un concept unique

Une solution de numérisation des archives unique. Une borne de numérisation haute performance.

Solution dédiée numérisation des archives

La borne Tactile de Numérisation

Avec son scanner A3
ou A4 professionnel

Une solution tout en un :

  • Installé et configuré en 1 jour
  • Numérisation des archives
  • Séparation par code barre
  • Nommage et rangement des fichiers automatisé
  • Documents PDF avec OCR
  • Hyper compression PDF



En option :

  • Numérisation des courriers
  • Traitement des factures
  • Gestion documentaire

Le processus global

Workflow global de traitement des archives et incrémentation en GED gestion électronique documentaire.
Traitement « industriel » de reprises de fonds documentaires

Préparation à la numérisation

  • Page de séparation de dossiers avec index
  • Tampons Datamatrix de type et de séparation
  • Préparation des piles de numérisation en lots

Contrôle et dispatching

  • Numérisation R/V en lots de 500 pages
  • Lecture automatique des séparateurs
  • Création des PDF avec OCR, RAD et LAD
  • Visualisation écran en temps réel

Validation et signature

  • Workflow approbateurs/valideurs
  • Ajout pièces jointes et justificatifs
  • Signature graphique et électronique

Contrôles des documents

  • Dépôt des PDF sur un réseau
  • Gestion documentaire intégrée
  • Archivage sur support CD/DVD/USB

Préparation des lots

Préparation de la numérisation en lot. Tampon datamatrix pour un traitement automatique.
Préparation des dossiers et documents à numériser

Création des pages de séparateurs

  • Extraction des données des référentiels métiers
  • Création des pages séparateurs Datamatrix A4
  • Utilisation pour séparer et indexer les dossiers

Utilisation des tampons séparateurs

  • Tampons séparateurs carrés Datamatrix à apposer
    sur les premières pages de chaque document
  • Sépare et indique le type du document scanné
  • Coupure visuelle sur la borne de numérisation

Méthodologies de préparation en lots

  • Tri et nettoyage des documents à numériser
  • Suppression des agrafes, trombones …
  • Remplacés par des tampons séparateurs PDF
  • Création des lots à scanner avec pages séparateurs

Passage au scanner en lots

  • Scanners professionnels R/V à chargeurs
  • Numérisation par lots de 50 à 500 pages
  • Séparation préparation / numérisation

Numérisation en lots

Numérisation rapide et intelligente en lots de masse de niveau industrielle.
Numérisation "industrielle" des documents préparés

Utilisation des lots préparés

  • Pages séparateurs contenant les index du dossier
  • Tampons séparateurs Datamatrix avec typage
  • Séparation de la préparation et de la numérisation

Séparation et typage automatique

  • Lecture des séparateurs Datamatrix et des
    tampons en temps réel à la numérisation
  • Typage des documents selon tampon utilisé
  • Nommage automatique selon les index lus

Contrôle des images scannées

  • Un écran tactile 23 pouces Full HD de contrôle
  • Visualisation des images en temps réel à l’écran
  • Découpage des PDF directement à l’écran
  • Compteurs de pages et documents en direct

Des documents PDF intelligents

  • Création de PDF optimisés avec OCR
  • Hyper compression des documents PDF
  • Génération d’index XML associés aux PDF
  • Génération des noms et plans de classement

Contrôle et indexation

Ecran de traintement des documents des bannettes de contrôle pour l'indexation documentaire.
Bannettes de contrôle et indexation des documents

Visualisation des documents numérisés

  • Visualisation directe des documents en PDF
  • Vue image ou PDF avec zoom multipages
  • Outils PDF de fusion, composition, retournement …

Ajouts d'information

  • Contrôle et complément des index
  • Tampons, Postits, Surlignage PDF
  • Ajout de commentaires externes

Ajout de justificatifs

  • Pièces jointes comme dans les mails
  • Ajout disque dur ou par numérisation
  • Le document est un dossier GED

Signature des documents

  • Signature électronique probante
  • Signature graphique visuelle PDF
  • Simple comme glissé-déposé
Une offre, deux modes d'exploitation: Local ou cloud

Installation Logicielle, en Box ou en Cloud

  • Mode « SaaS » externalisé dans le Cloud pour un déploiement rapide
  • Mode « Box » installé dans la Borne de Numérisation pour 50 utilisateurs
  • Mode « Logiciel » installé sur vos serveurs internes gérés par votre DSI
  • Compatibilité serveur Windows 2008 et 2012, VMware et Hyper-V
  • Intégration facilitée avec le SI et les annuaires d’entreprise LDAP - AD

Une seule offre, deux modes d’exploitation

Unique : l’option Cloud « 100% indexé »

  • Une garantie d’indexation totale de tous vos documents
  • Supprime les tâches rébarbatives de contrôle d’indexation
  • Un cout à la facture très intéressant de quelques centimes
  • Intelligemment couplée à une Borne de Numérisation Green Archive Box
  • Disponible dans tous les modes « Box », « SaaS » et « Logiciel »

La version « Cloud 100% » vous garantit une lecture intégrale des
index de vos documents sans modélisation ou apprentissage RAD-LAD !

Modes de numérisation

Mode de numérisation. 3 méthodes simples et économique.

Utilisation du copieur multifonction

  • Utilise la fonction Scan vers Disque ou FTP
  • Valorisation du matériel existant
  • Utilisation des tampons séparateurs Datamatrix
  • Compatible avec la version  « Cloud 100% »

Borne de numérisation intégrée

  • Solution toute-en-un avec micro PC et scanner
  • Logiciel préinstallé dans la borne de Numérisation
  • Ecran tactile pour une numérisation du bout des doigts
  • Solution performante OCR - RAD - LAD intégrée
  • Ecrans de contrôle et vidéocodage déportés
  • Directement connectée avec la version « Cloud 100% »

Scanner local connecté au poste utilisateur

  • Pilotage local d’un scanner certifié Kodak, Fuji ou Epson
  • Chargeur 50 à 250 pages recto/verso automatique
  • Scanner professionnel A4/A3 de 40 à 120 images/minute
  • Détection des tampons Datamatrix à l’écran
  • Autorotation des pages et détourage automatique

Compatibilité maximale

Des solutions économiques

Une solution Documalis

Nos autres formules de solution adaptés à vos besoins.
Des solutions ergonomiques, pérennes et agiles pour la dématérialisation globale des documents administratifs

La Green Facture Box

  • Dématérialisation des factures fournisseurs
  • GED, Workflow et lecture PDF avec OCR, RAD-LAD
  • Connectée avec la comptabilité et envoi PES V2

La Green Message Box

  • Numérisation et distribution du courrier entrant
  • GED et workflow du courrier entrant et sortant
  • Suivi, traçabilité et statistiques de traitement

La Green Archive Box

  • Reprise de fonds dossiers et archives
  • Séparateurs et tampons Datamatrix
  • Archivage de PDF avec OCR automatisé

La Green Exam Box

  • Numérisation des copies d’examen
  • Identification de l’étudiant et de la note
  • Publication dans le portail étudiant
Toutes nos solutions sur www.documalis.com
PDF
GED
LRE